Dokumentenverarbeitung in der Kanzlei automatisieren: Unser Erfahrungsbericht mit MaraDocs
Die Digitalisierung verändert den Kanzleialltag. Immer mehr Mandanten senden Unterlagen nicht mehr per Post, sondern fotografieren sie einfach mit dem Smartphone und schicken sie per E-Mail. Doch genau hier beginnt für viele Kanzleien ein zeitintensives Problem: Die Bilder müssen sortiert, zugeschnitten, zusammengeführt und zu durchsuchbaren PDF-Dokumenten verarbeitet werden. Auch wir standen vor dieser Herausforderung – bis wir MaraDocs entdeckt haben.
Herausforderung im Kanzleialltag: Abfotografierte Dokumente per E-Mail
Als mittelständische Kanzlei bearbeiten wir täglich eine Vielzahl an Rechtsfällen für Privatpersonen. Häufig erreichen uns dabei wichtige Dokumente als Fotoanhang in einer E-Mail. Diese mussten bisher manuell weiterverarbeitet werden:
- Sortieren und Zusammenfügen einzelner Bilder zu Dokumenten
- Zuschneiden und Begradigen der abfotografierten Seiten
- Umwandlung in durchsuchbare PDF-Dateien
All diese Schritte kosteten unser Sekretariat viel Zeit und waren fehleranfällig. Trotz verschiedener Softwarelösungen blieben die Ergebnisse oft unbefriedigend – bis wir seit Mitte des Jahres endlich MaraDocs einsetzen können.
Ich habe nach meiner Tätigkeit beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zusammen mit meinem Mitgründer Raui Ghazaleh neben der Anwaltschaft die Maramia GmbH gegründet und die Software Maradocs entwickelt.
MaraDocs: Die intelligente Lösung für automatisierte Dokumentenaufbereitung
MaraDocs ist eine spezialisierte Softwarelösung der Maramia GmbH (ich bin dort Geschäftsführer), die unsere Arbeitsprozesse rund um die Dokumentenverarbeitung vollständig automatisiert. Das Tool erkennt eingehende E-Mails mit Bildanhängen und übernimmt alle notwendigen Schritte automatisch – von der Dokumentenerkennung bis zur fertigen PDF-Datei.
Diese Funktionen haben unseren Kanzleialltag revolutioniert:
- Automatische Extraktion: MaraDocs liest eingehende E-Mails aus und erkennt Bildanhänge automatisch.
- Dokumentenerkennung: Die Software erkennt, ob ein oder mehrere Dokumente auf einem Foto enthalten sind.
- Zuschneiden und Entzerren: Bilder werden automatisch zugeschnitten, begradigt und optimiert.
- PDF-Erstellung: Mehrere Seiten lassen sich mühelos zu einer oder mehreren fertigen PDFs zusammenführen.
- OCR-Texterkennung: Die erzeugten PDFs sind durchsuchbar und können sofort weiterverarbeitet werden.
- Kleine Dateigröße: Trotz hoher Qualität bleiben die PDF-Dateien kompakt und leicht versendbar.
Mehr Zeit für das Wesentliche: Unsere Mandanten
Seit wir MaraDocs in unserer Kanzlei einsetzen, sparen wir im Sekretariat täglich wertvolle Zeit. Die manuelle Nachbearbeitung entfällt nahezu vollständig, und wir können unsere Ressourcen endlich dort einsetzen, wo sie am meisten zählen: Bei der rechtlichen Beratung und Betreuung unserer Mandanten.
Die Software trägt nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern verbessert auch die Servicequalität. Dokumente sind schneller verfügbar, besser strukturiert und jederzeit digital durchsuchbar.
Unser Fazit: Klare Empfehlung für Kanzleien
Für alle Kanzleien, die regelmäßig abfotografierte Unterlagen per E-Mail erhalten, ist MaraDocs eine echte Erleichterung. Die Software automatisiert zeitraubende Arbeitsschritte und schafft so Freiraum für wichtigere Aufgaben.
